مشارکت کنننده محترم ضمن تشکر از حضور شما در نوزدهمین نمایشگاه تخصصی تجهیزات گلخانه ای و ادوات باغبانی، نهاده ها، سیستم های نوین گلخانه ای و تجهیزات وابسته در تاریخ 29 آبان لغایت 2 آذر ماه در سایت نمایشگاه بین المللی استان فارس، اکیدا خواهشمند است نسبت به مطالعه قوانین و مقرات نمایشگاه که در ذیل آمده است اقدام نمایید.

ضوابط مربوط به نحوه ثبت نام:

• تمام مراحل ثبت نام از طریق سایت رسمی نمایشگاه به نشانی safiran-farmexpo.com انجام میگردد.
• متقاضیان محترم میبایست با مراجعه به سایت مربوطه، ضمن مطالعه پروپوزال و قوانین و مقررات نوزدهمین نمایشگاه تجهیزات گلخانه ای و ادوات باغبانی و پس مشاهده پلان سالن نسبت به محل و شماره غرفه خود تصمیم گیری نموده و سپس از طریق سامانه ثبت نام اقدام به تکمیل فرم ثبت نام نمایند.
• اولویت جانمایی غرفه بر اساس تاریخ پر کردن فرم ثبت نام و پرداخت هزینه غرفه میباشد.به این معنا که متقاضیانی که زودتر فرآیند ثبت نام خود را تکمیل نمایند و نسبت به پرداخت هزینه غرفه اقدام نمایند، در هنگام تخصیص غرفه نسبت به دیگران اولویت خواهند داشت.
• پس از تکمیل فرم ثبت نام طی 24 ساعت آینده درخواست متقاضی توسط مدیر پروژه بررسی شده و تایید یا رد (بنا بر نظر کارشناسان مجموعه) میگردد. لازم به ذکر است تایید یا رد ثبت نام متقاضی از حقوق قانونی مجری میباشد، در عین حال که حق اعتراض برای تجدیدنظر برای متقاضی محفوظ است.
• پس از تایید درخواست ثبت نام توسط مدیر پروژه، پیش فاکتور برای مشارکت کننده ارسال شده و متقاضی موظف است طبق زمان بندی اعلام شده در جدول شماره 1 به منظور فرایند پرداخت و تسویه غرفه خود اقدام نماید.
• لطفاً قبل از دریافت تأییدیه از سوی برگزارکننده از هر گونه اقدام وجه خودداری نمایید. واریز وجه ثبت نام پیش از تأیید برگزارکننده هیچ‌گونه اولویتی برای واریزکننده ایجاد نخواهد کرد.
• تمامی فرایند ثبت نام و تسویه توسط پیامک به متقاضی اعلام شده و تاریخ و زمان ارسال پیامک ملاک عمل قرار خواهد گرفت.
• ثبت و واگذاری نهایی غرفه پس از تسویه کامل انجام خواهد شد و هر گونه تخطی از فرایند ثبت نام و پرداخت به منزله انصراف از ثبت نام قلمداد شده و حق واگذاری غرفه به غیر برای مجری محفوظ است.
• در صورتی که متقاضی محترم پس از ثبت نام، درخواست تغییری در مندرجات فرم ثبت نام اعم از شماره و متراژ غرفه و.... داشته باشد باید طبق نامه ای مکتوب آن را به شرکت سفیران ارسال نماید. پس از بررسی در صورت امکان به درخواست مشارکت کننده رسیدگی خواهد شد و در صورتی که به دلایل متفاوت اعم از پایان فرایند ثبت نام و ... امکان رسیدگی به درخواست وجود نداشته باشد، فرم ثبت نام اولیه ملاک عمل مجری قرار خواهد گرفت. لذا در تکمیل فرم ثبت نام دقت لازم به عمل آورده شود.
• در نمايشگاه هايي که ثبت نام آنها به صورت اينترنتي انجام مي شود، براساس قوانين سايبري فضاي مجازي، تکميل اينترنتي فرم ها اجباری بوده و پرینت قرارداد به همراه برگه تسویه حساب غرفه در هنگام تحویل غرفه الزامی می باشد.
• واگذاري غرفه به ديگران و يا شراكت با ساير واحدها مجاز نبوده و طبق قانون مجازات اسلامی فروش مال غیر محسوب می شود و مشمول جريمه به میزان 30 درصد از متراژ مورد نظر و پیگردد قانونی مي گردد.
• نام هر غرفه باید دقیقاً با عنوانی که با آن ثبت نام شده و در فرم ثبت نام ذکر شده، همخوانی داشته باشد. در صورتی که نام غرفه با عنوان ثبت‌نام شده مغایرت داشته باشد، به عنوان تخلف در نظر گرفته می‌شود و غرفه مربوطه اجازه فعالیت در نمایشگاه را نخواهد داشت.
• اگر بر اساس گزارش معتبر، متقاضی ثبت‌نام در نمایشگاه دیگری سابقه نقض مقررات یا عدم تسویه حساب کامل را داشته باشد، برگزارکننده می‌تواند در هر مرحله‌ای از ثبت‌نام، حتی پس از پرداخت هزینه مشارکت، ثبت‌نام متقاضی را لغو کرده و وجوه پرداخت شده را بازپرداخت کند. در این زمینه انجمن برگزارکنندگان نمایشگاه‌های بین‌المللی ایران به عنوان مرجع اصلی برای اعلام موارد تخلف شناخته می‌شود.
• غرفه داران موظف اند در ایام برگزاری 30 دقیقه قبل از شروع رسمی نمایشگاه در سالن حضور داشته باشند.
• حضور پرسنل آگاه به منظور معرفی محصولات یا خدمات و ارائه توضیحات لازم به بازدیدکنندگان و مخاطبان، در طول دوره برگزاری نمایشگاه در داخل غرفه الزامی می باشد. برپا کردن غرفه‌ای خالی از دکوراسیون مناسب و بدون حضور پرسنل، مخالف هدف و روح برگزاری نمایشگاه است و به منزله نادیده گرفتن مخاطبان و سایر مشارکت‌کنندگان محسوب می‌شود.
• در حالت کلی تمامی امور و موارد این نمایشگاه وابسته به قوانین نمایشگاهی استان فارس میباشد .

ضوابط مربوط به نکات مهم در انتخاب محل غرفه

• پلان سالن هنگام ثبت نام در اختیار مشارکت کننده قرار میگیرد و متقاضی در انتخاب مکان غرفه خود اختیار تام دارد.
• انتخاب غرفه باید از بین شماره غرفه های موجود انجام شود و امکان تغییر متراژ غرفه ها مگر در موارد خاص وجود ندارد.
• پس از تایید مکان انتخابی توسط مدیر پروژه؛ غرفه به نام غرفه دار رزروو پس از اولین پرداخت نام غرفه در پلان سالن درج می شود.

ضوابط مربوط به امکان تغییر شماره غرفه قبل از نمایشگاه

• مجری برگزاری نمایشگاه این اجازه را خواهد داشت که پس از پایان مهلت ثبت نام به دلیل نظم دادن به پلان سالن شماره غرفه ها را تغییر دهد. تغییر شماره غرفه ها و کم یا اضافه شدن تعداد غرفه ها حین فرایند ثبت نام مشارکت کنندگان به دلیل تغییرات احتمالی متراژ غرفه ها امری مرسوم و معمول است. لذا پس از پایان ثبت نام و جانمایی مشارکت کنندگان احتمال تغییر شماره غرفه آنها وجود دارد.
• نکته: منظور از تغییر شماره غرفه تنها شماره درج شده در فرم ثبت نام میباشد و به هیچ عنوان محل و مکان غرفه تغییری نخواهد داشت.
• نکته: پس از تغییر شماره غرفه ها 10 روز قبل از آغاز نمایشگاه، شماره غرفه جدید به مشارکت کنندگان اعلام و از هرگونه سوء برداشت و نارضایتی احتمالی جلوگیری به عمل آورده خواهد شد.

جدول مراحل ثبت نام و واگذاری غرفه

جدول شماره 1

ضوابط مربوط به قیمت گذاری غرفه ها و شرایط پرداخت:

• غرفه های موجود در پلان نوزدهمین نمایشگاه تجهیزات گلخانه ای و ادوات باغبانی در دو نوع استاندارد وVIP میباشند. تمامی غرفه هاVIP در داخل پلان سالن با درج کلمه VIP در کنار شماره غرفه مشخص شده اند.
• فروش غرفه های نمایشگاه از تاریخ۸ مهرماه در سایت رسمی نمایشگاه آغاز و در تاریخ 10 آبان ماه پایان میابد. لازم به ذکر است که تاریخ مذکور هرگز تمدید نخواهد شد و ضروری است هر چه سریعتر نسبت به ثبت نام خود اقدام فرمایید.

ضوابط مربوط به شرایط پرداخت غرفه های استاندارد:

• قیمت خالص مصوب برای غرفه های استاندارد 1.380.000 تومان به ازای هر متر مربع میباشد.
• در صورت ثبت نام غرفه های استاندارد تا تاریخ 30 مهر ماه فاکتور نهایی شامل 10 درصد تخفیف خواهد شد. تاریخ اعمال تخفیف هرگز تمدید نخواهد شد.
• شرایط پرداخت غرفه های استاندارد بدین صورت میباشد که 40 درصد مبلغ غرفه در زمان ثبت نام و در بازه زمانی 72 ساعت پس از ثبت نام و 60 درصد باقیمانده در تاریخ 20 آبان ماه دریافت میگردد.
• مشارکت کنندگانی که که پس از 30 مهرماه ثبت نام خود را انجام میدهند به هیچ عنوان مشمول تخفیف نخواهند شد. اما همچنان میتوانند پرداخت خود را در دو مرحله04 درصد حین ثبت نام و 60 درصد در 20 آبان ماه انجام دهند.

ضوابط مربوط به شرایط پرداخت غرفه های VIP:

• قیمت خالص مصوب برای غرفه هایVIP 500.000تومان به ازای هر متر مربع میباشد.
• متقاضیان غرفه های VIPکه در زمان ثبت نام تسویه کامل انجام میدهند مشمول ۱۰ درصد تخفیف روی پیش فاکتور نهایی خواهند شد.
• متقاضیان غرفه های VIP میتوانند در سه مرحله پرداخت غرفه خود را انجام دهند. در مرحله اول 30 درصد مبلغ کل غرفه در بازه زمانی 72 ساعت پس از ثبت نام، در مرحله دوم 40 درصد مبلغ غرفه در تاریخ 20 آبان و پرداخت مرحله سوم به صورت یک فقره چک شرکتی ثبت شده به مبلغ 30 درصد مبلغ غرفه به تاریخ 30 آذرماه.
• متقاضیانی که نحوه پرداخت مرحله ای را انتخاب میکنند مبلغ غرفه آنها مشمول تخفیف نخواهد شد.
• غرفه های VIP همچنین شامل تخفیف 30 درصدی بر روی سازه های تبلیغاتی داخل سایت نمایشگاه شیراز برای غرفه های بالای 100 متر و تخفیف 15 درصدی برای غرفه های زیر 100 متر میباشد.
• همچنین دارندگان غرفه های VIP در رزرو وخرید سازه های تبلیغاتی داخل سایت نمایشگاه در اولویت قرار خواهند گرفت.

ضوابط مربوط به شرایط صدور چک

• در صورت توافق فی مابین شرکت سفیران و مشارکت کننده من باب دریافت چک (که با توجه به هزینه های عملکردی غرفه دار،متراژ انتخابی،عدم سوء پرداخت چک برگشتی و..می باشد) میبایسی چک مورد نظر به نام شرکت نمایشگاهی سفیران با شناسه ملی 14005553300 صادر، ثبت و به دبیرخانه مرکزی به آدرس همدان، خیابان فرهنگ نبش کوچه محمدزاده پلاک 1 مجتمع سفیران ارسال گردد.
• چک ها باید به تاریخ اعلام شده از سوی شرکت سفیران ثبت شوند.
• الزامی است که چک به نام اشخاص حقوقی باشد و از پذیرفتن هرگونه چک به نام اشخاص حقیقی معذوریم.
• نکته مهم: عدم ارسال چک به دبیرخانه به منزله کنسلی غرفه شما خواهد بود و شرکت سفیران حق واگذاری غرفه به سایر شرکت ها را خواهد داشت.
• بر اساس ابلاغ سازمان امور مالیاتی کشور، به تمامی مبالغ قابل پرداخت توسط شرکت‌کنندگان، 10درصد مالیات بر ارزش افزوده محاسبه و اضافه می‌گردد.

ضوابط مربوط به حق نظارت

• تمامی غرفه های استاندارد وVIP که دارای غرفه سازی پیشرفته و غرفه سازی ساده (اسپیس) میباشند مشمول حق نظارت بر غرفه سازی می شوند.
• حق نظارت بر غرفه سازی برای غرفه های با غرفه سازی پیشرفته 150.000 تومان به ازای هر متر مربع میباشد
• حق نظارت بر غرفه سازی ساده (اسپیس) 50.000 تومان به ازای هر متر مربع میباشد

ضوابط مربوط به انواع حالت های غرفه سازی

• متقاضی غرفه سازی میتواند به 4 روش غرفه ساز خود را انجام دهد
• غرفه سازی توسط تیم شرکت سفیران( در این حالت غرفه شما کاملا توسط شرکت سفیران طراحی و اجرا خواهد شد.)
• غرفه سازی توسط لیست مورد تایید سایت نمایشگاهی شیراز( در این حالت مشاکرت کننده یکی از اعضای لیست غرفه سازان مورد تایید سایت نمایشگاهی شیراز را انتخاب کرده و کل فرایند طراجی و اجرای غرفه سازی توسط آن انجام خواهد شد.)
• غرفه سازی توسط شرکت غرفه ساز گرید دار( در این حالت غرفه سازی توسط یکی از شرکت ها و یا تیم های غرفه ساز گرید دار کشوری که نام انها در لیست غرفه سازان گرید دار کشور اعلام شده است انجام خواهد شد)
• غرفه سازی توسط غرفه ساز آزاد (در این حالت غرفه سازی توسط غرفه سازی خارج از لیست مورد تایید سایت نمایشگاه و لیست غرفه سازی گرید دار انجام میگردد.)
• علاوه بر حق نظارتی که مشارکت کننده به شرکت سفیران پرداخت مینماید لازم است مبلغی به عنوان حق نظارت به سایت نمایشگاهی شیراز پراخت گردد که متناسب با انتخاب نوع غرفه سازی متغییر میباشد. در جدول زیر میتوانید مبلغ قابل پرداخت در هر یک از موارد را مشاهده فرمایید.
• لازم به ذکر است پرداخت وجوه بابت هزینه های جانبی مجوز که در داخل جدول ذیل ذکر نشده تماما مطابق قوانین نمایشگاه فارس میباشد.

ضوابط مربوط به کف سازی:

• کف سازی در این نمایشگاه اجبار ی بوده و مبلغ 240.000 تومان حق کف سازی به ازای هر متر مربع به پیش فاکتور اضافه خواهد شد.
• مطابق قوانین و مصوبات جاری کف سازی غرفه ها تماما توسط تیم اجرایی شرکت اجرا و مشارکت کنندگان می بایست نسبت به هماهنگی این امر با تیم های اجرایی و مدیریتی خود اقدامات لازم را مبذول نمایند.
• غرفه هایی که از سازه ها و تجهیزات سنگین استفاده میکنند با ارسال نامه ای مکتوب به مجری جهت اشاره به نوع سازه ها از کف سازی و متعاقبا پرداخت حق کف سازی معاف می شوند.
• مطابق قوانین و مصوبات جاری کف سازی غرفه ها تماما توسط تیم اجرایی شرکت اجرا و مشارکت کنندگان می بایست نسبت به هماهنگی این امر با تیم های اجرایی و مدیریتی خود اقدامات لازم را مبذول نمایند.
• چنانچه مشارکت کننده ای به دلیل محدودیت قرارداد با شرکت غرفه سازانتخابی، ملزم به پرداخت حق کف سازی به شرکت غرفه ساز بود با اعلام به شرکت مجری طی نامه ای مکتوب از پرداخت حق کف سازی  معاف خواهد شد. لازم به ذکر است فرایند مذبور هرگز به منزله انصراف از کف سازی نیست و همه مشارکت کنندگان در نوزدهمین نمایشگاه تجهیزات گلخانه ای و ادوات باغبانی ملزم به انجام کف سازی خواهند بود.

ضوابط مربوط به تجهیزات

• تجهیزات استاندارد نمایشگاهی شامل اسپیس ، کتیبه سردرب غرفه ، پریز برق ، روشنایی استاندارد یک میز و یک صندلی به ازای هر 12 متر میباشد.
• به دلیل محدود بودن تعداد میز و صندلی ها به ازای هر غرفه، لذا خواهشمند است به مسئولين غرفه خود يادآوري نماييد كه از برداشتن ميز و صندلي هاي سایر همکاران خودداري نمايند.
• در صورت تقاضاي وسايل يا تجهيزات اضافي جهت غرفه ها هزينه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد.
• با توجه به هماهنگی های صورت گرفته و جهت رفاه هر چه بیشتر مشارکت کنندگان ،در صورت نیاز به موارد و تجهیزات غرفه سازی و تجهیز آن میتوانند تا 20 روز قبل از اجرای نمایشگاه از طریق ارسال نامه رسمی به مجری نسبت به اعلام موارد مورد نیاز اقدام و متعاقبا نسبت به دریافت پیش فاکتور و پرداخت این خدمات هماهنگی های لازم را مبذول نمایند.

ضوابط مربوط به عرضه و نمايش كالاهاي نمايشگاهي:

• فقط کالاهایی می‌توانند در نمایشگاه ارائه شوند که با موضوع و هدف نمایشگاه همخوانی داشته و در قالب پروفایل کالایی به شرکت‌کنندگان ارائه می‌شوند.
• ارائه مدارک مربوط به مالکیت و استفاده از برند‌ها و محصولات ضروری است.
• ارائه گواهي استاندارد براي کالاها و محصولاتي که از سوي سازمان استاندارد مشمول استاندارد اجباري هستند الزامي است .
• ارائه گواهی ثبت اختراع برای کالاهایی که اختراع شده اند الزامی است.
• هر شرکت در گروه کالایی مجاز می‌تواند تنها محصولات و خدمات مربوط به خود را نمایش دهد.ترویج و عرضه محصولات دیگر شرکت‌ها بدون مجوز کتبی از طرف مدیریت نمایشگاه ممنوع است.
• با توجه به قوانین کشور، ورود و عرضه هرگونه کالای خارجی در بخش ادوات و تجهیزات گلخانه ای بدون مجوز معادل قاچاق تلقی می‌شود. بنابراین، برگزارکننده نمایشگاه با عرضه‌کنندگان باید طبق مقررات قانونی برخورد نماید.
• کالاهای معرفی شده در نمایشگاه و همچنین مواد تبلیغاتی مانند پوستر، بروشور، کاتالوگ، عکس، فیلم و ... باید مربوط به کالاهای داخلی باشند و استفاده از تصاویری که با شعائر اسلامی مغایرت دارد، در محیط غرفه ممنوع است.
• در صورتی که شرکت‌کننده در غرفه خود به نمایش کالا یا ارائه تبلیغاتی مرتبط با شرکت دیگری می‌پردازد، لازم است نامه‌ای رسمی از شرکت مربوطه به منظور اعلام رضایت برای نمایش محصول یا تبلیغات مذکور، به ستاد برگزاری نمایشگاه ارائه داده شود.
• نمایش هر گونه محصولی که مغایر با قوانین جمهوری اسلامی ایران یا قوانین بین‌المللی باشد، ممنوع است.

ضوابط مربوط به حفاظت و امنيت غرفه ها:

• کليه شرکت کنندگان مي بايد نسبت به تکميل و مهر و امضای فرم حراست که در روز تحویل غرفه در اختیار قرار میگیرد اقدام کرده و فرم را به ستاد نمايشگاه تحويل نمايند. تنها پس از ارائه فرم مذكور امكان تحويل كارت هاي شناسايي غرفه داران امكان پذير خواهد بود.
• در زمان ساخت و ساز غرفه ها و آماده سازي سالن ها تا هر زمان که درب سالن ها به هر دليل بسته نشده است، حضور حداقل يک نماینده از هر غرفه در سالن ضروري است و در صورت بروز هرگونه اتفاقي از جمله مفقود شدن کالا، سرقت از غرفه يا ايراد آسيب به غرفه و تجهيزات آن، مجری نمايشگاه هيچگونه مسئوليتي در قبال اتفاقات حادث شده نخواهد داشت
• در ايام آماده سازي سالن و غرفه سازي (تا قبل از افتتاح نمايشگاه) خروج هر گونه وسايل، تجهيزات، لوازم غرفه سازي و … مستلزم اخذ برگه خروج از مدير سالن می باشد، برگه خروج بايد به تأييد و امضاء مدير سالن برسد .
• ساعت ورود بازديدكنندگان به داخل سالن راس ساعت ذکر شده در سایت و پروپوزال نمایشگاه مي باشد، ليكن به منظور آماده سازي مجدد غرفه ها و نظافت سالنها، هر روز 1 ساعت زودتر درب سالنها باز مي شود. لذا مقتضي است از هر غرفه حداقل يك نفر جلوی درب سالن حاضر باشد تا از بروز مسائلي نظير فقدان يا سرقت كالاها جلوگيري شود.همچنين ورود كالا يا وسايل داخل غرفه نيز تنها در همان یک ساعت قبل از بازدید امكانپذير خواهد بود.
• در صورت اعلام شرکت سفیران نسبت به حضور زودتر از موعد روزانه،مشارکت کنندگان میبایست نسبت به حضور مطابق ساعت اعلامی ،اقدامات لازم را مبذول نمایند. در صورت عدم حضور در زمان مقرر مسئولیت کلیه امور با مشارکت کننده محترم خواهد بود.
• بطورکلي براساس قوانين نمايشگاه هاي بين المللي، در زمان باز بودن سالن ها همه گونه مسئوليت مراقبت از غرفه و لوازم داخل آن صرفاً برعهده غرفه داران مي باشد.
• مسئوليت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه ها در ساعات داير بودن نمايشگاه كه حضور غرفه داران در محل غرفه الزامي است، برعهده غرفه داران مي باشد.
• درصورت وجود اقلام ارزشمند و گرانقيمت در غرفه كه سبك و كم حجم بوده و امكان به سرقت رفتن آنها وجود دارد، به غرفه داران محترم توصيه مي شود اينگونه اقلام را هر روزپس از پايان يافتن ساعت كار نمايشگاه با خود خارج نموده وروز بعد مجدداً به همراه بياورند.
• پس از خاتمه ساعت نمايشگاه در هر روز نسبت به تخليه سالن ها و پلمب درب هاي ورودي اقدام شده و مسئوليت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمايشگاه خواهد بود؛ لذا لازم است مسئولين غرفه ها هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور يابند. هرگونه عواقب ناشي از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها مي باشد.
• در صورت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه و يا بروز حادثه اي در محل غرفه، مراتب سريعاً به اطلاع مدير سالن و نگهبان سالن رسانده شود تا با حضور نماينده حراست نسبت به تنظيم صورتجلسه اقدام گردد. پيگيري اين امر بر عهده شركت كننده مي باشد
• با توجه به اينكه اكثر كالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال مي باشند، لطفاً از هرگونه جوشكاري، برشكاري و هرگونه اقدامي در داخل سالن كه احتمال بروز حريق را سبب شود خودداري نموده و وسايل دكوراسيون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نماييد.
• مشارکت کننده محترم میبایست شب آخر نمایشگاه نسبت به تخلیه اجناس قیمتی خود از نمایشگاه اقدام نماید
• در آخرين روز نمايشگاه، زمان بازگشايي سالن ها جهت تخليه و خروج کالاها به غرفه داران اعلام خواهد شد. مقتضي است از همان ابتداي تخليه غرفه ها تمامي غرفه داران محترم به منظور جلوگيري از سرقت يا آسيب رسيدن به تجهيزات غرفه يا كالاها در محل غرفه خود حاضر باشند.
• در صورتی که غرفه داری در روز نخست تخلیه سالن آمادگي خروج كالاهاي خود را ندارد ضروري است حتماً فردي را به منظور مراقبت از كالاهاي خود در داخل غرفه بگمارد.
• بديهي است با بازگشايي سالن ها افراد مختلفي اعم از باربر، کارگر، نظافتچي و … به داخل سالن ها وارد مي شوند که در اين بين افراد متفرقه و سودجو هم فرصت سوء استفاده از شرايط موجود را پيدا خواهند نمود. لذا پس از بازگشايي سالن ها در خاتمه نمايشگاه، مسئوليت حفاظت و نگهداري كالاها و تجهيزات در مقابل سرقت يا آسيب، مستقيماً بر عهده صاحبان كالا خواهد بود.
• ضمناً واگذاري مسئوليت تخريب و جمع آوري غرفه به غير به دليل عدم پوشش بيمه مجاز نمي باشد و درصورت بروز حادثه، کل مسئوليت آن فقط برعهده غرفه دار مربوطه خواهد بود .
• در صورت بروز وقایع پیش بینی نشده مانند (زلزله،طوفان،سیل و...) که خارج از اختیارات اشخاص میباشند هیچ گونه مسئولیتی متوجه برگزار کننده نخواهد بود.

ضوابط مربوط به غرفه سازی

• تصویر و نقشه طراحی شده غرفه باید نهایتا تا 20 روز قبل از برگزاری نمایشگاه جهت تایید و ارزیابی به ستاد برگزاری نمایشگاه ارسال شود.
• برابر دستورالعمل صادره از سوي شركت سایت نمایشگاه های بین المللی استان فارس، سالن هاي تحت پوشش از 2 روز قبل از افتتاح در اختيار برگزار كننده قرار مي گيرد. لذا لازم است شرکت کنندگاني که درخواست غرفه خودساز داده اند، تداركات لازم و ساخت و سازهاي اوليه غرفه خود را از قبل مهيا نمايند تا در فاصله كوتاه موجود امكان آماده سازي مناسب غرفه فراهم باشد.
• تحویل غرفه فقط در صورت تسویه کامل و دارا بودن برگه تسویه حساب از ستاد برگزاری نمایشگاه امکان پذیر میباشد.
• تنها در صورتی اجازه غرفه سازی به مشارکت کننده داده خواهد شد که در روز آغاز غرفه سازی برگه تایید ستاد برگزاری به ناظر تحویل داده شود.
• حضور و اقدام به ساخت غرفه توسط تیم غرفه سازی بدون دریافت مجوز رسمی ساخت غرفه ممنوع بوده و مسئولیت تمامی موارد با مشارکت کننده محترم میباشد.
• ارایه فرم و تعهد نامه به شرکت نمایشگاه های بین المللی استان فارس مطابق با قوانین داخلی همان سازمان و پرداخت مبالغ حق صدور مجوز و ارایه چک تخلیه و تخریب بابت ضمانت نامه از اولویت های ارایه خدمات و غرفه توسط این شرکت می باشد.
• تیم غرفه سازی مشارکت کننده می بایست در زمان حضور در نمایشگاه و تحویل زمین مورد نظر نسبت به ارایه مجوز فعالیت خود اقدام نماید.
• هر غرفه باید مطابق با استانداردهای ارائه شده توسط مدیریت نمایشگاه طراحی و ساخته شود.تخلف از ساختار و طراحی مشخص شده توسط مدیریت نمایشگاه ممکن است منجر به تخریب غرفه شرکت‌کننده شود.
• تعویض و نصب غرفه ها باید طبق برنامه‌ریزی مدیریت نمایشگاه انجام شود.هرگونه تغییرات آخرین دقایق باید با موافقت و نظارت شرکت برگزار کننده انجام شود.
• حتماً پس از تحويل غرفه خود، متراژ آنرا اندازه گيري نماييد، هرگونه ادعا در خصوص متراژ غرفه واگذار شده تنها در روز اول نمايشگاه قابل طرح و بررسي بوده و پس از آن مردود مي باشد.
• لازم به ذکر است یک فقره چک ضمانت بابت ساخت غرفه سازی از مشارکت کننده محترم و یا نماینده ایشان بابت ساخت غرفه سازی در محل نمایشگاه توسط شرکت نمایشگاهی استان فارس دریافت میگردد.
• در ايام قبل از افتتاح نمايشگاه كه زمان آماده سازي غرفه ها مي باشد فقط ورود وانت و كاميون حامل تجهيزات غرفه سازي صرفاً با مجوز سایت نمایشگاهی به محوطه مجاز بوده و ورود خودروهاي شخصي به محوطه اكيداً ممنوع مي باشد.
• ورود و تخليه كالاها همراه با جرثقيل تا جلوي درب سالن ها و يا در محوطه باز بلامانع مي باشد ولي پس از اتمام ایام نمايشگاه، جابجايي و خروج كالاها از سالن ها و محوطه باز (جهت حفظ ايمني كالاهاي ساير مشاركت كنندگان و محيط نمايشگاه) صرفاً توسط پيمانكار مستقر در محل نمايشگاه انجام خواهد شد .ضمناً ورود جرثقيل ، بالابر و ليفت تراک به طبقات بالاي همکف و ورود جرثقيل و ليفت تراک بالاي 10 تن به کليه سالن ها ممنوع مي باشد.
• در ایام نمایشگاه ورود هرگونه وسيله نقليه جهت تخليه بار و كالا به داخل سالن ها ممنوع بوده و از محل ورودي سالن ها تا محل غرفه، هرگونه كالا يا وسيله فقط مي تواند توسط چرخ دستي و يا توسط كارگران حمل شود.
• در غرفه‌های یک طبقه در صورت لزوم برای مسقف شدن، حداکثر 30 درصد از غرفه می‌تواند مسقف شود و طراحی آن باید به گونه‌ای باشد که از متریال مشبک یا راه‌راه استفاده شود تا عملکرد سنسورها و چشم‌های حسگر و اعلام حریق در داخل سالن اختلال نداشته باشد.
• چنانچه بدليل حجم يا ابعاد كالا يا ماشين آلات نمايشي، هرگونه افزايشي از سوي شركت كننده ( به ويژه در غرف خودساز) در متراژ غرفه ايجاد شود جزو فضاي غرفه و بعنوان بدهي محسوب شده و قبل از خاتمه نمايشگاه مي بايد نسبت به پرداخت هزينه اضافه متراژ اقدام گردد. ضمن آنکه تجاوز به حريم راهروها علاوه بر هزينه معمول فضاي اشغال شده، مشمول جريمه200% هزینه متعارف غرفه نيز خواهد شد
• در صورتي كه در نظر است ساخت غرفه در دو طبقه(2.5 متر ارتفاع استاندارد) مطابق قوانین نمایشگاه استان فارس انجام شود، با توجه به اينکه احداث طبقه دوم در بعضي از سالن ها امکانپذير نمي باشد ، لذا مراتب بايد حداقل 20 روز قبل بصورت مكتوب با ذكر متراژ، ارتفاع و نوع كاربري طبقه دوم به برگزاركننده اعلام و پس از تأييد برگزار کننده به اجرا درآيد. در غير اينصورت چنانچه به هنگام اجراي طرح و ساخت غرفه مشكلي بروز نمايد مسئوليتي متوجه برگزار كننده نخواهد بود.
• مساحت طبقه دوم نبايد بيشتر از 50 درصد مساحت غرفه بوده و به هيچ وجه نيز مسقف نباشد.
• هزينه اجاره بهاء نيم طبقه دوم بر مبناي 50 درصد هزينه معمول اجاره بهاء غرفه محاسبه واخذ مي گردد وشامل حق نظارت مجزا برای طبقه دوم(فی قیمت حق نظارت غرفه طبه اول مجددا اخذ می شود) خواهد بود.
• لازم به ذکر است طراحی غرفه سازی های دو طبقه بایستی به مهر و امضای مهندس طراح(عمران ) رسیده و 20 روز قبل از برگزاری به شرکت سفیران ارایه گردد.

ضوابط مربوط به تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه:

• دارندگان غرفه هاي خودساز بايد پس از پايان نمايشگاه نسبت به تخريب وسايل دكوري و تخليه بقاياي آن اقدام نمايند.لذا بعد از پایان نمایشگاه و عدم تخریب غرفه سازی مسئولیت برعهده خودغرفه دار می باشد
• در صورت عدم تخليه و خروج به موقع غرفه، برگزاركننده نسبت به جمع آوري و انتقال وسايل به انبار اقدام نموده و در اينصورت هزينه جابجايي و انبارداري از صاحب كالا اخذ خواهد شد. ضمن آنكه مسئوليت هرگونه خسارت احتمالي وارده بر عهده صاحب كالا مي باشد.
• ملاک خروج کالا از سالن نمایشگاه تسویه حساب کامل و دریافت برگه خروج میباشد .

ضوابط مربوط به غرفه سازی شرکت سفیران

• توجه: در صورت استفاده از شرکت های غرفه ساز معرفی شده شرکت سفیران ، هیچ گونه مبلغ بابت حق نظارت از سوی سایت نمایشگاهی استان فارس دریافت نخواهد گردید و مبالغ دریافتی توسط شرکت سفیران به نمایشگاه پرداخت خواهد گردید.

غرفه هايی كه توسط شرکت سفیران احداث مي شود نهایتا روز افتتاح نمايشگاه به غرفه داران تحويل داده خواهد شد.

• مطالب مندرج در فرم ثبت نام در سامانه غرفه سازی شرکت سفیران ملاك اقدامات بعدي قرار مي گيرد.
• متراژ قيد شده در فرم ثبت نام و همچنين نوع غرفه از نظر با تجهيزات يا بدون تجهيزات بودن آن تنها براساس مندرجات در سامانه غرفه سازی مدنظر قرار خواهد گرفت. لذا پس از تحويل غرفه در صورت مشاهده هرگونه مغايرت با آنچه كه در فرم ثبت نام خود قيد نموده ايد، بلافاصله مراتب را به ستاد اجرایی نمايشگاه اعلام فرماييد.
• هر گونه درخواست تغییر در طراحی غرفه و تجهیزات آن تنها تا 20 روز قبل از آغاز نمایشگاه قابل قبول بوده و بعد از آن امکان هیچ گونه تغییر در شرایط غرفه سازی وجود نخواهد داشت.
• در صورت استفاده از تیم غرفه سازی شرکت سفیران نیازی به ارایه نقشه ،گرید بندی،بیمه و مجوز نخواهند بود و این امر توسط واحد غرفه سازی شرکت سفیران انجام خواهد شد.

ضوابط مربوط به نظافت

• شروع نظافت سالن ها از صبح روز افتتاحیه میباشد.
• نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزاركننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود. لذا ورود خدمه نظافت سالن به داخل غرفه بدون حضور و رضايت غرفه دار به كلي ممنوع مي باشد. ضمناً نظافت و پاكسازي محوطه بر عهده برگزاركننده مي باشد.

ضوابط مربوط به اسپانسرینگ و تبلیغات:

• امکان رزرو سازه های تبلیغاتی موجود در محوطه نمایشگاه برای تمامی مشارکت کنندگان محفوظ خواهد بود. واگذاری سازه ها بر اساس اولویت ثبت نام خواهد بود و فایل pdf سازه های تبلیغاتی پس از ثبت نام و اولین پرداخت و رزرو غرفه در اختیار مشارکت کننده قرار خواهد گرفت و متقاضی میتواند پس از انتخاب سازه مورد نظر اقدام به خرید آن نماید.
• رزرو سازه تبلیغاتی فقط 48 ساعت خواهد بود و در صورت عدم پرداخت وجه امکان واگذاری سازه به دیگری برای مجری محفوظ است.
• برای خریداری سازه های تبلیغاتی پیش فاکتور خرید مجزا صادر می شود و شامل 10% مالیات برارزش افزوده خواهد بود
• جهت استفاده از سازه های خریداری شده چاپ بنر و طراحی آن برعهده مشارکت کننده خواهد بود.
• مشارکت کنندگان محترمی که مایل به همکاری در زمینه اسپانسرینگ و خرید پکیج های اسپانسرینگ میباشند میبایست مراتب را با مدیر برندینگ مجموعه در میان گذاشته و فرایند کار را پیگیری نمایند.
• همه اشخاص حقیقی و حقوقی می توانند نسبت به خریداری پکیج های اسپانسرینگ و همکاری در زمینه اسپانسرینگ این رویداد با مجری همکاری نمایند.
• پکیج های اسپانسرینگ در تاریخ 25 مهرماه از طریق سایت رسمی نمایشگاه تجهیزات گلخانه ای و ادوات باغبانی به نشانی safiran-farmexpo.com قابل دانلود و ثبت نام خواهد بود.
• لازم به ذکر است پکیج های اسپانسرینگ شامل سازه های تبلیغاتی موجود در سایت نمایشگاهی استان فارس نمیشوند و رزرو سازه ها طبق روال مذکور واگذاری خواهند شد.

ضوابط مربوط به کافی شاپ

• با توجه به احداث و استقرار کافی شاپ و بارمن در سالن نمایشگاه به صورت متمرکز،و ارایه ژتون خرید از این مکان توسط مهمانان و اعضای تیم مشارکت کنندگان در مدت نمایشگاه،هزینه این خدمات جداگانه در زمان اجرای نمایشگاه اعلام و هزینه آن دریافت میگردد.(اختیاری)